Следите за нами:
Про технологии Про бизнес Про опыт Про книги Прокачай!

Семь кругов склада

Эта статья будет полезна тем, кто решил отдать склад на аутсорсинг. Мы поговорим о нюансах договора со складским аутсорсером и о том, как предостеречься от неприятных сюрпризов ещё на этапе переговоров. В общем о том, как избежать роковых ошибок и не проходить через семь кругов ада складского аутсорсинга.
Если интернет-магазин продает товары, требующие узкоспециализированных знаний о хранении и комплектации, то  целесообразно строить свои уникальные складские процессы. В остальных случаях, особенно если интернет-магазин амбициозен и нацелен  на масштабирование, разумнее будет  отдать склад на аустсорсинг. Создание своего склада -  дорогая затея, требующая времени и сил. Ведь нужно настроить складские процессы,  доработать программное обеспечение, нанять и обучить складских сотрудников. 

Итак, вы решились отдать склад на аутсорсинг. Давайте заглянем за ширму складского аутсорсера, начиная с этапа переговоров.

Блеск и лоск

Пока потенциальный партнер  рассказывает вам о своей бриллиантовой репутации, оцените её объективно. Что пишут о нём СМИ? Каких клиентов он обслуживает? А лучше сами  свяжитесь с одним или несколькими его клиентами и спросите о плюсах и минусах потенциального партнера.

Минусы есть у любой компании, как и у любого человека, поэтому не стоит надеяться, что вы найдете идеального аутсорсера. Но  будьте внимательны к ключевым моментам. Например, низкие тарифы зачастую скрывают большие прорехи в бизнес-процессах и, как  минимум, вы можете получить  сервис низкого качества. Ну а если репутация аутсорсера не блещет позитивом,  то есть риск, что завтра он прекратит свое существование, заморозит ваши товары и денежные средства. Это может оказаться провалом для интернет-магазина. 

Придерживайтесь старого доброго правила: доверяй, но проверяй.

Старайтесь изначально выстраивать отношения с аутсорсером не как  «заказчик-исполнитель», а как «партнёр-партнёр». Успех будет зависеть от  эффективного  взаимодействия между вами и аутсорсером, а это, как показывает практика, легче достигается с помощью партнёрства. И огромный плюс - если вы будете «на одной волне» с партнёром.

Распознать на первом этапе

Как определить профессионализм складского аутсорсера на этапе переговоров? Обратите внимание, насколько тщательно аутсорсер вникает в специфику вашего интернет-магазина. Выражает ли он готовность соблюдать специальные требования по выполнению складских операций? Насколько он гибок?

К примеру, у некоторых аутсорсеров обязательным условием является IT-интеграция на первом этапе взаимодействия, но это могут позволить себе не все интернет-магазины. 

Договор договору рознь. Насколько подробно в договоре описаны и регламентированы оказываемые услуги? Прописаны ли двусторонние штрафные санкции за не выполнение пунктов договора?

Обратите внимание на временные нормативы на выполнение операций. Аутсорсер должен четко заявить, что, например, он обязуется осуществлять приемку 5000 единиц товара в сутки, либо гарантирует комплектацию заказа в течение 5 часов после поступления заявки и т.п.

Ещё до начала работы с аутсорсером не лишним будет  проверить его «в режиме реального времени»: сделайте заказ в одном из интернет-магазинов, который он обслуживает,  и посмотрите, выдерживаются ли заявленные сроки комплектации заказа.

И самое интересное - тарификация. Смоделируйте несколько типовых сценариев оказания услуг, чтобы аутсорсер наглядно продемонстрировал вам логику тарификации. 

Безусловно, будьте внимательными ко всем сноскам в договоре, повышающим коэффициентам, оговоркам и т.д.

Высокий и опасный

«Высоким сезоном» называют период общенациональных праздников, когда люди совершают наибольшее число покупок: Новый год, 23 февраля, 8 марта. Резкое повышении продаж – это, в первую очередь, проверка бизнеса на прочность, а только потом – рост прибыли. 

Опасность подкрадывается незаметно: аутсорсер вдруг вам может заявить, что сроки комплектации заказов  в «высокий сезон» увеличиваются вдвое, и может утверждать, что это обычная практика. Но это не так.

Настаивайте на том, чтобы в договоре отдельно были прописаны временные  нормативы на «высокий сезон». К примеру, что в последние две недели декабря аутсорсер гарантирует соблюдение контрольных сроков для 1000 заказов в сутки, а в случае несоблюдения – для него будут приняты  санкции или штрафы. К сожалению, далеко не все проговаривают этот важный момент и включают его в договор.

Избежать неприятных сюрпризов

Не стоит пускать на самотёк контроль над  потерями и порчей товара. Если аутсорсер – профессионал своего дела, безусловно, он избавит вас от массы проблем. Но есть моменты, которые вам просто нельзя упускать из виду.

Аутсорсер сам не признается в потере или порче товара. Так что налаживайте систему контроля самостоятельно и сразу.

Закрепите в договоре, что по запросу интернет-магазина аутсорсер обязан проводить инвентаризацию и предоставлять инвентаризационную ведомость. Рекомендуемая частота инвентаризации: раз в три-четыре месяца. Предусмотрите штрафные санкции в случае утери, порчи товара.

Кто ходит в гости по складам – тот поступает мудро. Да, к аутсорсеру необходимо приезжать «в гости» и своими глазами оценивать, что происходит на складе. Как говорится, лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать.

Желательно прописать в договоре, что представитель интернет-магазина минимум раз в месяц может приезжать  на склад аутсорсера и наблюдать вживую за работой складских сотрудников.

Склад, за работой которого вы не наблюдаете  – это бомба замедленного действия. Непрозрачность процессов работы склада влечет за собой риски несвоевременной доставки заказов, порчи и потери товаров.

Вместо заключения

Мы обсудили, как обезопасить свой бизнес от рисков передачи складских процессов на аутсорсинг, на какие детали договора следует обратить особое внимание.  Но вместо заключения я хочу дать один простой совет: стройте отношения. Рынок –  это люди. Какой бы сложный бизнес вы ни вели, ключевым фактором успеха всегда будут человеческие  взаимоотношения.

Будьте внимательны к нюансам договора, но помните, что ни один, даже выверенный до запятой договор, не обеспечит вам стопроцентной гарантии качества услуг.  Стройте отношения со своим партнёром, основанные на человеческих ценностях. Подбирайте партнеров, близких вам по образу ведения бизнеса. Представляйте, чем вы ещё можете быть полезны своему партнёру, и чем он ещё может быть полезен вам. Чем чаще вы будете  говорить аутсорсеру о своих «хотелках» - какие сервисы вы хотите от него получить, тем увереннее вы приближаете дату их реализации.

Желаю, чтобы у вас и вашего бизнеса всё хорошо СКЛАДывалось!